Jobcenter Uckermark stellt auf die elektronische Akte um

Ab dem 01. Januar 2021 führt das Jobcenter Uckermark die elektronische Akte (eAkte) ein. Die klassische Papierakte gehört damit bald der Vergangenheit an.

„Die eAkte ist ein wichtiger Meilenstein auf dem Weg in eine moderne digitale Verwaltung“, so Michael Steffen, Leiter des Jobcenters Uckermark. „Sie bietet unseren Kunden viele Vorteile und spart Papier, Platz und Zeit. So können Auskünfte besser und schneller gegeben werden, weil die Akte sofort und jederzeit auf dem Bildschirm verfügbar ist.“

Mit Beginn des neuen Jahres werden im Jobcenter Uckermark alle eingehenden Unterlagen gescannt, gespeichert und in einer digitalen Akte angelegt. Nach dem Scanvorgang werden die Papiere noch für vier Wochen aufbewahrt und danach datenschutzkonform vernichtet.

„Alle Kundenanliegen und Dokumente können natürlich wie gewohnt per Brief übermittelt werden“, erklärt Steffen, „allerdings bitten wir künftig darum, Nachweise nur noch in Kopie einzureichen. Lediglich die Anträge müssen weiterhin als Originale auf den dafür vorgesehenen Vordrucken vorgelegt werden. Sollte im Einzelfall ein weiteres Originaldokument benötigt werden, wird dieses ausdrücklich angefordert, digitalisiert und anschließend an die Kunden zurückgeschickt.“

Selbstverständlich bietet das neue System, in welchem künftig alle Akten elektronisch verwaltet werden, sicheren Schutz für die hinterlegten Daten. Wie auch bisher können nur Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf die Dokumente zugreifen, die dazu berechtigt sind.

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